【お悩み相談室vol.5】資料を迷子にさせないフォルダ整理術

メンバーズのデジタルクリエイターの先輩社員が、社会人歴1年目〜3年目の後輩若手社員の悩みに答える連載。今回はフォルダ整理に悩む後輩から、先輩への相談です。

こんにちは。EMCカンパニー、22卒の西栁です。
私は入社後、イントラサイトのリニューアル案件で主に検証作業を担当し、現在はウェビナー運用案件で制作物のディレクション業務を担当しています。

現在の案件に配属されてから、ちょうど1か月が経ちました。

配属後に特に悩んだことは「資料の所在が分からず、無駄な時間がかかってしまうこと」です。

これまで資料の格納先は、ルールが徹底されていなかったり、一見何が格納されているか分からない名前で管理されたりしている状態にありました。また、各々のタイミングでフォルダを作成するため、様々な資料が混在しているフォルダも散見されました。

そこでいざ「フォルダ整理をしよう！」と考えましたが、「どこから手を付ければ良いか分からない」と悩むように…

日々の業務で頻繁にアクセスするフォルダの整理は、資料を探す時間の削減やチームメンバーとの円滑なコミュニケーションに役立つため、業務効率化の観点で重要です。
また、新たなメンバーが追加された時に、きっと同じような悩みを抱えることになるでしょう。

この悩みを解決するため、前回の案件でお世話になった先輩であり、几帳面で整理整頓のプロである木越航平さんに、フォルダの整理術やコツをお聞きしました。

質問1：フォルダの命名規則について

前回の案件で使用していたフォルダは、配属当初の私でも分かりやすく整理されていた印象があります。はじめに、木越さんなりのフォルダ命名規則を教えていただけますでしょうか。

先輩の回答（木越さん）

基本的なことかもしれませんが、フォルダの名前は順列が明確なものを文頭に持ってきます（0,1,2,3…やA,B,C,D、あ、い、う、えなど）。漢字から始まる名前では、名前の昇順降順を実施した際にどのように並ぶのか把握しきれなくなってしまうので、「00_名前」のように順列のある記号を文頭につけて命名しています。

質問2：フォルダの階層構造について

資料を探し出すのに何度もフォルダをクリックし、無駄な時間がかかってしまうことが多々あります。階層の深さで意識していることを教えてください。

先輩の回答（木越さん）

私が階層（どの粒度でフォルダ分けしていくか）を考えるときは、「居酒屋のメニュー表のような見やすさにする」ということを意識しています笑。と言っても分かりづらいと思うので、具体的に私が階層構造を作る時に考える順番を記載します。

1. ルートディレクトリを決める
   └「一品料理」「肉料理」「魚料理」「ドリンク」のように、メニューの表頭にあたる部分（一番上の階層）をまず決めます。
2. 最後から一つ上の階層（フォルダの最下層）を決める
   └最終的にはどこまで階層分けしていくのかをココで決めます。
3. 中間階層を考える
   └その間を埋めるように途中の階層を作ります。

一般的には上位階層から徐々に落としていく形が一般的かと思いますが、そうすると、場所によっては凄く深い階層になったり、同じフォルダ名なのに階層によっては深さがバラバラになったりと複雑化していきます。首尾を先に決め、その中間を最後に落としていくと、バランスの取れた階層構造になりやすいです。

質問3：フォルダ分けの基準について

資料をフォルダ分けする際、種類や粒度揃えにいつも悩まされます。どのような基準でフォルダ分けをされていますか？

先輩の回答（木越さん）

粒度や種類については、正直人の好みに寄るところがありますので、一概には言えません。しかし、私が作るときには以下の点を意識しています。

1. 相手が分かりやすいように作る（自分本位に作らない）
2. 同じ名前のフォルダは同階層内に作らない
3. 同じ名前のフォルダは、できるだけ他階層と同じ階層に作る
4. 1フォルダに格納するのは、4ファイル以内にする

よくありがちなのが、「どれが最新ファイルか分からなくなり、古いファイルを編集してデグレードする」といったことだと思います。名前を変更する、もしくは古いファイルは都度削除する（別の場所に移動させる）など、皆が「これが最新！」と認識できる状態を各フォルダ内で維持することが大切です。

上記に付随して、「そのフォルダを操作する全員が、階層構造をしっかり理解する」ということが、とても大切だと考えます。冒頭で、「各人が各々のタイミングでフォルダを作るため、様々な資料が混在している」という話がありましたが、全員がフォルダの命名規則や格納先などのルールをしっかり認識していれば、誰が操作しても複雑化しないのではないでしょうか。それこそが格納先をきれいに整頓できる近道かなと考えています。

まとめ：フォルダ整理のコツとは

命名規則について

• フォルダ名は順列のある記号を文頭につける（例：「00_名前」）

階層について

• 階層は居酒屋のメニュー表のような見やすさを意識！
• 先に階層の首尾、最後に中間階層を決める

フォルダの粒度や種類について

• 自分本位にフォルダを作らない（相手に分かりやすいように作成する）
• 同じ名前のフォルダは同階層内に作らない
• 同じ名前のフォルダは、できるだけ他階層と同じ階層に作る
• 1フォルダに格納するのは、4ファイル以内にする
• フォルダを操作する全員が、階層構造をしっかり理解する

最後に

いかがでしたでしょうか？

フォルダを綺麗にしたいけど、何から手をつけていいかわからない私のような方はきっとたくさんいると思います。そんな時は、今回お答え頂いた木越さん流のフォルダ整理術をご参考に頂けると嬉しいです。

私も早速「誰が見ても分かりやすい格納先」という軸に基づいてフォルダ整理を実践し、チームメンバーの業務効率化に少しでも貢献したいと思います。

最後までご覧いただきありがとうございました。