ディレクター業務で欠かせない「タスク」「見積」「稼働」管理と計画の立て方

こんにちは。EMCカンパニーの菊地です。
仕事をする際、「タスク」「見積」「稼働」の管理は、ディレクターにとって大切な業務の一環です。
仕事上で洗い出すタスクや見積と、稼働の計画をどう立てるかを具体的に紹介します。少しでも今後のお仕事のお役に立てていただければと思います。

「日々のタスク」の計画立て

まずは自分のタスクを調整することが重要です。また、クライアントやチームメンバーに明確な期日で指示する意味でも、事前にタスクとスケジュールを洗い出しましょう。以下手順でタスクを洗い出してください。

タスクの分解

①タスクを実施する最終的な目的は何か
タスクの目的を認識することで、本当に対応が必要なタスクが見えてきます。

②タスクはどんな影響があるか
影響度が大きいほどタスクにかける時間が増えます。

③タスクの提出先は誰か
社内か社外かでタスクの提出後に調整ができるかどうか見えてきます。

④タスクを実施する作業手順は何か
作業手順を把握することで、効率化できる作業があるか、タスクの作業時間をどのくらい短縮できるか見えてきます。

⑤タスクの期限はいつか
タスクの期限によって、優先度を判断します。

以上、①～⑤をすべてのタスクに当てはめて、およそ1週間程度のタスクを組み立てます。日々ミーティングや別の差し込みタスクが発生し、想定していた計画がずれることは非常に多いため、毎朝タスクを考えなおし、スケジュールを切りなおしましょう。

「見積」の計画立て

タスクを振り分ける際にも、誰にどの作業を振り分けるかを注意する必要があります。以下をチェックしてください。

タスク振り分けの際に考える項目

・タスクの難易度とスキルセットのバランスが取れているか
タスクの難易度とメンバーのスキルセットを考慮して割り振りましょう。

・固定費か変動費か
これまで固定費で請求していたものが変動費になってしまうと金額がはねてしまうこともあるため、気を付けましょう。

・どういうタスクで費用を請求するか
タスクを細分化して請求するか、まとめて請求するか、クライアントとすり合わせて調整しましょう。

・（既存で運用している案件に関して）これまでの費用はいくらだったか
追加要件などあれば費用が増えても問題ありませんが、特に追加要件がない場合は、なぜ過去の費用から上がるのか、きちんと理由を説明できるようにしましょう。

・内製稼働か外部稼働か
外部発注の場合は、利益率が切ってしまわないように調整しましょう。

以上を考慮し、どのタスクに誰をアサインするかを考え、対応者を決めましょう。

「制作稼働」の計画立て

ディレクター業務では制作メンバーの業務調整も必須です。考え方は「日々のタスク」の計画立てと同様ですが、加えて他のメンバーが対応している案件についても同じように案件の優先度や期限を相談する必要があります。タスクを依頼したい制作メンバーが、他の案件が優先で自身のタスクを期日までに対応できないということが起きないように、振り出したいタスクの締め切りの1週間前には制作に必要な工数を確認し、制作メンバーの稼働状況を確認しましょう。

▼制作稼働表例（タスク毎に毎日予実稼働を記載している表です）

以上、日々の業務で参考にしていただけますと幸いです。