「雑談」は生産性向上の秘訣！リモートにおけるコミュニケーションコスト削減方法

メンバーズは年々新卒の採用人数を増やしており、4月からは400名近い新卒が入社します。（※）

例年でいえば配属日にチーム皆で迎え入れて「席はここだよ」など教えながらお昼にはウェルカムランチをしたりなんかします。
業務中は、一緒に画面を見ながら、「ここをクリックして～」なんていいながら教えたりなんてことも2020年はなくなりました。

弊社では配属後には、配属先にてメンター制度を設けて業務のことはもちろん社会人としての基礎的なケアもします。
それでもやっぱり一度も出社もせずに配属して業務を任されるなんて中々の心理的負荷があるものです。

「分からないことがあればいつでも聞いて」

なんて口やチャットでは言ってはいても、会ったこともない先輩社員にいきなり電話したりチャットするのも気が引けるものです。
そもそも今忙しそうなのかどうかなのかもリモートだと分かりづらいですよね。読む空気もそこにはありません。

「今、先輩忙しいかな…」

そう思わせている先輩、ダメです！

新卒云々の前に、同じ業務をするチームメンバーにそのような不安な感情を抱かせている点もそうですが、
迷っている時間は、コストです。コミュニケーションコストでしかないです。

では、そのコストを削減するためにはどうしたらいいのか。
私のチームで実践している事例をご紹介します。

それは15分の雑談夕会です。
説明不要なシンプルな施策ですが、いくつか実施するためのコツがあるので併せて紹介します。

コツ1：既存業務の見直し（特にミーティング）

雑談のための時間を確保するには、既存業務を見直さなければ稼働時間が単純に加算されるだけです。
雑談するために残業をするなんて本末転倒ですよね。
まずは、時間を捻出するために無駄な時間がないか見直してください。

一番楽なのは定例ミーティングの見直しです。
アジェンダをあらかじめ決める、ゴールを決める、役割を決める。
そんな基礎的なことはもちろん徹底すべきですが、加えて「議論不要」な内容をアジェンダから無くすことが効果的です。
例えば、情報共有系はテキストベースの共有に移管しましょう（もちろん情報の重要度によりますが）。
チャットなどに任意のタイミングで共有し、各々のタイミングで読んでもらえばいいのです。
口頭のほうが伝わっている感はあるかもしれませんが、本当に同時に共有している時間で伝える必要があるのか考えてみましょう。
一方的なコミュニケーションの内容はテキストのほうが適切な場合もあるかと思います。

実際に私のチームでは、出社時には17時に一か所に集まって必ず夕会をしていました。
内容は残業するかしないか、する場合はどれくらいするのか、共有事項はあるか、でした。

全部テキストでよさそうですよね。
ということで私のチームではテキストに移管しました。

コツ2：時間を捻出することが出来たら以下のポイントに則り雑談をしましょう

【リモートでの雑談のポイント】

1. カメラをオンにして、5人以下で会話しましょう
2. 6人以上いる場合はチーム分けしましょう。チーム名を決めましょう
3. テーマは自由に、ゆるく。なるべく業務以外の話題を話しましょう

詳しく説明していきます。

＜1. カメラをオンにして、5人以下で会話しましょう＞

5人以下とする理由は、全員がその会話に参加するためです。
理想は全員が喋る機会があってチーム全員で雑談している雰囲気があるといいですよね。
そのためにもカメラはオンにして表情を掴みやすいくするといいです。
音声をオフにしていても、画面越しの表情での反応があると話し手も安心して雑談できます。

＜2. 6人以上いる場合はチーム分けしましょう。チーム名を決めましょう＞

海、太陽、星、山

これは実際の雑談のチーム名です。
上記の理由から6名以上になる場合はチーム分けをすべきです。
ただし、無機質な名前ではなくあえて親しみやすいネーミングにしてみると尚良いです。

またチームメンバーは1週間ごとに変更しましょう。
今週はどこかな～と思いながら自分の名前を探すのは少しわくわくします。
何よりも名前からゆるさと敷居の低さを醸し出ているのがポイントでもあります。

＜3.テーマは自由に、ゆるく。なるべく業務以外の話題を話しましょう＞

実際話した内容はこちらです。

• 最近つくったり食べたりしたご飯の話
• 朝起きてから始業までにしていること
• 趣味の話
• 最近の話
• コロナの話
• 仕事の困っていること、ちょっとした愚痴

ゆるく気を張ることのない話で敷居を低くして参加をしやすくするといいです。
尚かつ、その人自身を知れる話題だと人間性を覗くことができて有意義な雑談になります。
また、なるべく仕事以外の話がいいですが、「あの時のあの話ってどういう意味だったんですか」など、仕事について軽く話すのも、雑談の雰囲気ならではの回答が聞けるのでおすすめです。

以上が雑談のコツです。
時には話が詰まることもあるかもしれませんが、話題さえ見つかれば15分はあっという間です。

チームミーティングで、たまに見る画面越しの顔や一瞬の声で信頼を蓄積することは難しいです。

雑談は無駄でもコストでもありません。
むしろ生産性向上に必要な投資になりうるのです。

そんなこと？なことでも、チームメンバーの心がちょっとでも軽くなったりコミュニケーションコストが削減されることは、誰にとっても嬉しいことです。

リモートでも出来ること、リモートだから出来ることを考えるきっかけになれば幸いです。

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